Od czego zacząć automatyzację, żeby nie wyrzucić pieniędzy
Większość nieudanych wdrożeń zaczyna się od wyboru narzędzia. Dobre zaczynają się od kartki papieru i jednego pytania.
Pytanie brzmi: która czynność w tej firmie powtarza się najczęściej i najbardziej boli, kiedy ktoś się pomyli? Nie „co da się zautomatyzować", tylko „gdzie ręczna praca realnie kosztuje".
Nie każda powtarzalna czynność jest warta automatyzacji
Zadanie, które zajmuje pięć minut raz w tygodniu, nie zwróci kosztu wdrożenia przez najbliższe lata. Zadanie, które zajmuje pół godziny dziennie i bywa źródłem błędów w fakturach, zwróci się w kilka miesięcy.
- Policz czas: ile godzin miesięcznie pochłania dana czynność w całym zespole.
- Policz koszt błędu: co się dzieje, gdy ktoś pomyli dane. Poprawka, opóźnienie, stracony klient?
- Sprawdź, czy proces jest stabilny. Automatyzowanie czegoś, co zmienia się co miesiąc, to wyrzucanie pieniędzy.
Najdroższe wdrożenia to te, które automatyzują zły proces. Dostajesz ten sam bałagan, tylko szybciej.
Kolejność, która się sprawdza
Zaczynamy od jednego procesu, najlepiej takiego, który da się zmierzyć przed i po. Kiedy zespół zobaczy odzyskany czas na własnym przykładzie, kolejne wdrożenia idą znacznie łatwiej, bo nikt już nie musi nikogo przekonywać.
Pierwsze wdrożenie ma udowodnić sens, nie objąć całej firmy. Wybierz proces, który zwróci się w trzy miesiące i który widać gołym okiem.
Teksty przygotowuje zespół Klyro na podstawie projektów, które prowadzimy dla klientów.