Ile trwa wdrożenie automatyzacji i czy to znaczy zwolnienia?
Dwa pytania, które zawsze padają razem. Odpowiedzi: zwykle od ośmiu do czternastu tygodni, a zwolnienia to w praktyce rzadki scenariusz.
Harmonogram zależy od tego, ile systemów trzeba połączyć i w jakim stanie są dane. Prosty proces w jednym narzędziu bywa gotowy w kilka tygodni; proces spinający cztery systemy i dane wpisywane ręcznie przez pięć lat — znacznie dłużej.
Z czego składa się wdrożenie
- Mapowanie procesu: spisanie, co dzieje się dziś krok po kroku. Zwykle najbardziej odkrywcza część dla samej firmy.
- Pilotaż na jednym wycinku: działa na prawdziwych danych, ale obok starego procesu, nie zamiast niego.
- Wdrożenie właściwe i przeszkolenie zespołu.
- Okres opieki: kilka tygodni na wyłapanie sytuacji, których nikt nie przewidział.
Co dzieje się z ludźmi
Automatyzacja zabiera zadania, nie stanowiska. W projektach, które prowadziliśmy, odzyskany czas trafiał zwykle w to samo miejsce: obsługę większej liczby zapytań bez powiększania zespołu i zajęcie się sprawami, na które wcześniej nie było kiedy. Firma, która automatyzuje po to, żeby kogoś zwolnić, zwykle i tak oszczędza mniej, niż zakładała.
Wdrożenie udaje się wtedy, gdy zespół chce z niego korzystać. Narzędzie wprowadzone wbrew ludziom jest omijane w tydzień.
Sygnał, że proces jest gotowy do automatyzacji
Da się go opisać na jednej kartce i nie zmienia się co miesiąc. Jeśli tego warunku nie ma, najpierw porządkujemy proces. Automatyzowanie bałaganu daje ten sam bałagan, tylko szybszy.
Pierwsze wdrożenie planuj na jeden proces i realny termin. Jeśli po trzech miesiącach nie widać odzyskanych godzin, problemem był wybór procesu, a nie technologia.
Teksty przygotowuje zespół Klyro na podstawie projektów, które prowadzimy dla klientów.